Секреты бухгалтерского аутсорсинга: как выбрать услугу правильно?

Эффективность бухгалтерии является ключевым фактором для успеха любого бизнеса. Однако, часто руководство компаний не стремится углубляться в вопросы учета, считая его несущественным звеном, поскольку бухгалтерия напрямую не приносит доходы. Вместе с тем, качественный учет играет важную роль в снижении налоговых рисков.

Ведение эффективной и экономически выгодной бухгалтерии - задача, которую решают многие руководители. Одним из оптимальных способов является аутсорсинг

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерии означает делегирование бухгалтерских функций сторонним специалистам или компаниям. Это способ решения внутренних задач компании с помощью внешних ресурсов. Применение аутсорсинга для бухгалтерского учета обеспечивает его надлежащее ведение, соответствие законодательству и высокое качество без необходимости глубокого погружения в специфику бухгалтерии.

Этот метод пользуется высокой популярностью в западных странах, где 86-92% компаний активно используют услуги внешних фирм. В России тенденция к аутсорсингу также набирает обороты, особенно среди малого и среднего бизнеса, число которых постоянно растет среди клиентов бухгалтерских услуг.

Сотрудничество с профессиональными аутсорсинговыми компаниями позволяет руководителям сфокусироваться на основной деятельности предприятия, минимизируя риски и заботы, связанные с бухгалтерским учетом.

В каких случаях необходимо бухгалтерское сопровождение?

Обычно владельцы бизнеса начинают задумываться об аутсорсинге бухучета, когда сталкивается с серьезными проблемами. В числе самых распространенных причин.

• Выявление злоупотреблений со стороны бухгалтера, включая мошенничество.
• Получение значительных штрафов за ошибки в учете или регулярное наложение штрафов.
• Неожиданный уход бухгалтера, особенно в период подачи отчетности, или исчезновение с важной учетной информацией.

Кроме того, необходимость в аутсорсинге может возникнуть, если бухгалтерия становится объектом жалоб со стороны сотрудников, подрядчиков или контрагентов.

Первой мыслью руководителя обычно является увольнение главного бухгалтера и поиск нового. Однако возникает вопрос: не повторится ли ситуация? Если желание изменить систему учета и уменьшить риски стоит на первом месте, то аутсорсинг – это оптимальное решение. Главное – выбрать надежного поставщика услуг.

Также актуальным становится вопрос об аутсорсинге, если текущий бухгалтер не следит за изменениями в законодательстве, не учитывает экономические изменения, игнорирует возможности господдержки и налоговых льгот, избегает общения с государственными органами, отказывается от ответственности и занимает пассивную позицию. В таком случае, если бухгалтер не справляется с поставленными задачами, его следует заменить.

Если бухгалтерия рассматривается как техническая функция (расчет зарплат, налогов, заполнение деклараций), то возможна замена штатного специалиста на другого. Однако, если бизнес стремится к развитию, оптимизации налогообложения, использованию льгот и господдержки, и ведет несколько направлений деятельности, каждое из которых требует отдельного учета, то требуются более комплексные решения.

В такой ситуации один универсальный специалист не справится с обширным спектром задач. Независимо от опыта и компетенций главбуха, ему сложно будет охватить все аспекты учета. Работа бухгалтерии требует командного подхода. Можно сформировать команду в штате или обратиться к аутсорсеру с соответствующими ресурсами и широким спектром экспертизы.

Бухгалтерское сопровождение также важно для снижения издержек. Эта услуга, как правило, обходится дешевле, чем содержание полноценного штатного подразделения. Финансовую выгоду аутсорсинга мы рассмотрим более подробно позже.

Становится актуальным рассмотрение аутсорсинга бухучета также в случаях, когда у компании есть наемное руководство или несколько учредителей. Аутсорсинг обеспечивает независимость бухгалтерской функции, минимизирует риски мошенничества и конфликтов интересов, обеспечивая равноправный доступ всех заинтересованных сторон к финансовой информации.

Что касается начинающего или малого бизнеса, аутсорсинг может предложить дополнительное преимущество в виде доступа к передовым технологиям и решениям, внедрение которых самостоятельно может быть недоступно или слишком затратно.

Портрет клиентов бухгалтерских компаний

Услуги бухгалтерского сопровождения подходят для различных видов бизнеса, что делает их универсальными и востребованными:

• Стартапам.В начальный период активного развития бизнеса, когда основное внимание уделяется продвижению продукта или услуги, рутинные бухгалтерские задачи могут отходить на второй план. В таких случаях аутсорсинговые компании берут на себя бухгалтерскую нагрузку, что позволяет предпринимателям сосредоточиться на более важных аспектах бизнеса.
• Иностранным предприятиям. Зарубежные компании, входящие на российский рынок, могут столкнуться с сложностями местного бухгалтерского учета и налогообложения. Сотрудничество с аутсорсинговой фирмой, которая знает местное законодательство и может обеспечить правильное ведение учета, становится оптимальным решением.
• Малому и среднему бизнесу. Здесь выбор между услугами аутсорсинга и содержанием штатного бухгалтера стоит перед компаниями, особенно когда аутсорсинг может обеспечить экономию затрат при сохранении высокого уровня профессионализма.
• Сезонным предприятиям. Гостиницы, турагентства, агропромышленные комплексы и строительные фирмы могут испытывать неравномерную нагрузку на бухгалтерский отдел в зависимости от сезона. В таких случаях аутсорсинг позволяет сэкономить ресурсы, оплачивая услуги только по мере необходимости.
• Холдингам.Крупные компании могут передавать на аутсорсинг рутинные процессы, такие как начисление заработной платы и учет налогов. Это позволяет снизить расходы и упростить внутренние процессы.
• Крупные компании могут передавать на аутсорсинг рутинные процессы, такие как начисление заработной платы и учет налогов. Это позволяет снизить расходы и упростить внутренние процессы. Даже до официальной регистрации бизнеса, специалисты могут помочь с анализом бизнес-плана, выбором наиболее подходящего режима налогообложения, регистрацией и установкой бухгалтерского и налогового учета, а также подготовкой первичной отчетности. Это позволяет предпринимателям с самого начала вести бизнес в соответствии с законодательством и налоговыми требованиями.

Кому не подойдет аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг охватывает широкий спектр услуг, которые могут быть адаптированы под разные нужды бизнеса. В зависимости от сложности учета и размера компании, предлагаются различные варианты и форматы услуг.

Для новых компаний часто актуальна услуга постановки бухгалтерского и налогового учета, как с последующим ведением, так и без него. Действующим ИП и компаниям предлагаются услуги полного или частичного сопровождения, ведения учета от имени главного бухгалтера, консультаций по бухгалтерским и налоговым вопросам, сопровождения проверок и налоговых споров.

Кроме того, услуги аутсорсинга могут включать и не связанные напрямую с бухгалтерией сферы, такие как кадровый учет, налоговая оптимизация, изменение налогового режима, юридическую поддержку, включая сопровождение сделок и проверку контрагентов.

Самой востребованной является услуга комплексного бухгалтерского сопровождения.

Комплексное бухгалтерское обслуживание «Комплексный сервис»

Термин «комплексное бухгалтерское обслуживание» сам объясняет свою суть. Это тип взаимодействия с аутсорсинговой компанией, в рамках которого клиент передает все бухгалтерские функции на сторону. Такой подход полностью исключает необходимость в штатных бухгалтерах.

Сервис включает в себя ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы и налогов, обработку первичной документации, подготовку платежных поручений в банке, заполнение и сдачу налоговых деклараций, составление годовой отчетности.

В рамках данного формата могут быть включены дополнительные услуги

• Аренда или хостинг программы «1С».
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО).
• Интеграция различных учетных систем.
• Модернизация или изменение учетных систем.
• Налоговая оптимизация.
• Подготовка управленческой отчетности.

Заказчиками таких услуг обычно выступают финансовые директора или генеральные директора компаний.

При покупке тарифа вы получаете бесплатную лицензию программы «1С» и личный вход.

Выборочное бухгалтерское сопровождение

Частичное сопровождение бухучета обычно инициируется непосредственно штатным главным бухгалтером по разным причинам и обговаривается индивидуально.

• Необходимость в экспертных консультациях и доступе к «горячей линии» специалистов.
• Разделение ответственности за учет в сложных и рискованных сегментах с аутсорсинговой фирмой.
• Использование готовых технологических решений, которые в данный момент недоступны для компании.
• Желание сократить штат или избежать найма новых сотрудников, учитывая затраты времени и ресурсов на рекрутинг, адаптацию, обучение и мотивацию.
• Передача части функций на аутсорсинг для освобождения от рутинных задач и фокусировки на стратегических целях.

Аутсорсинг позволяет увеличить эффективность различных учетных процессов. На практике компаниям часто передают следующие задачи

• расчет заработной платы и соответствующих налогов, страховых взносов;
• управление арендными платежами, особенно для компаний с большим количеством торговых точек или разветвленной сетью офисов;
• операции с кассой в оптовой и розничной торговле;
• обработка первичных документов, особенно актуально для компаний, подлежащих обязательному аудиту, находящихся под особым контролем налоговых органов, занимающихся внешнеэкономической деятельностью.
• Передача части функций на аутсорсинг для освобождения от рутинных задач и фокусировки на стратегических целях.

Тариф «Отчетность»

Этот подход идеально подойдет тем, кто готов заниматься базовыми бухгалтерскими заданиями самостоятельно, но желает передать управление и ответственность за основные бухгалтерские процессы профессионалам.

Отчетность - это оптимальное решение для малого бизнеса, динамично развивающихся стартапов или компаний с особенностями в учете, которые еще не имеют возможности нанять высококвалифицированный персонал.

Аутсорсинг решает ряд проблем, связанных со штатной бухгалтерией.

• Нерегулярный контроль качества (контроль осуществляется, когда есть время, в остальное время - надежда на удачу).
• Учетные процессы не задокументированы (при отсутствии сотрудника учет останавливается, вызывая хаос).
• Опора на знания одного специалиста (доверие к опыту одного бухгалтера).

Аутсорсинг переводит управление бухгалтерскими процессами на новый уровень, обеспечивая детальную формализацию работы, снижение человеческого фактора и ошибок, влекущих штрафы.

При покупке тарифа вы также получаете бесплатную лицензию программы «1С» и личный вход.

Консультативная поддержка»

Бухгалтерия постоянно сталкивается с необходимостью решать множество вопросов, связанных с трудовым, налоговым, корпоративным правом, валютным контролем и т.д. Штатные специалисты не всегда могут оперативно отслеживать изменения законодательства. Законы меняются, вводятся новые нормативные акты, их анализ – это отдельная задача.

Аутсорсинг предоставляет доступ к экспертным знаниям. Специалисты консультируют главбуха заказчика, финансового директора и других сотрудников по множеству вопросов, информируют о важных изменениях.

Объем консультационной поддержки зависит от условий сотрудничества. Консультации могут быть как устными, так и письменными, последние предоставляются по запросу и имеют разумную стоимость.

В чем различие аутсорсинга и штатной бухгалтерии?

Гибкость

• Штатная бухгалтерия представляет собой внутренний отдел компании, который занимается всеми бухгалтерскими операциями. Она обычно работает в рамках единой автоматизированной профессиональной среды, которая может быть менее гибкой в адаптации к изменениям в бизнесе.
• Аутсорсер бухгалтерских услуг выступает как внешний поставщик услуг. Клиент (бизнес) является активным пользователем этой системы. Главная особенность состоит в том, что услуги аутсорсера подстраиваются под конкретные потребности и задачи бизнеса, что делает аутсорсинг более гибким и адаптируемым к изменениям в компании.

Оплата и договорные условия

• В случае штатной бухгалтерии, компания сама нанимает и оплачивает бухгалтеров, а также несет ответственность за управление этим персоналом.
• При аутсорсинге бухгалтерии, клиент и аутсорсер заключают договор, который определяет обязанности, стоимость услуг и сроки выполнения. Это позволяет более прозрачно управлять расходами и получать необходимые бухгалтерские услуги без необходимости содержать собственный бухгалтерский персонал.

Специализация и профессиональные навыки

• Штатная бухгалтерия состоит из сотрудников, которые могут иметь разные уровни квалификации и специализации в различных аспектах бухгалтерии.
• Аутсорсеры бухгалтерских услуг обычно специализируются и имеют опыт работы в бухгалтерии и налоговом консультировании, что может обеспечивать более высокий профессионализм и качество предоставляемых услуг.

Итак, основное различие между аутсорсингом и штатной бухгалтерией заключается в гибкости, договорных условиях и специализации. Аутсорсинг позволяет бизнесу более эффективно управлять бухгалтерскими задачами, освобождая ресурсы и снижая риски.

Разница между работой бухгалтеров в малом бизнесе и в бухгалтерской компании

В небольшой фирме обычно один бухгалтер выполняет множество функций, в то время как в бухгалтерской фирме задачи распределены между специалистами. Такое разделение труда и командная работа обеспечивают эффективность: каждый специалист несет ответственность за свой участок работы, обладает соответствующим опытом и компетенциями, а количество ресурсов оптимизировано.

Функции не перекрываются, и каждая деталь учета находится под вниманием специалиста. Это конвейерный подход в лучшем его проявлении. Аутсорсинг обеспечивает стабильное качество на всех этапах работы и снижает стоимость каждого учетного процесса.